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F.A.Q(Frequently.Asked.Questions)
05号|メール設定編|電子メール用語編|
メールマナー(ネチケット)編
Q.メールのマナーを教えてください。
A.次のことに気をつけて、メールを書きましょう。
1.メール本文は簡潔に書く
長い文章はありがた迷惑です。 はっきりと分かる件名をつけ、用件を簡潔に書くようにしましょう。拝啓、時候の挨拶は不要です。
1行全角で35文字程度にし、レイアウトも少し工夫して、どのような環境の人でも、メールがモニタ上 で読みやすいよう配慮することも相手への気配りです。
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2. 1メールにひとつの用件を書くよう心がける
3.誤解を招かない文章を心がける
文章による表現は、顔が見えないため、ちょっとした内容でも相手を誹謗中傷する
内容に受け取られることがあります。余計な誤解を受けないよう慎重に文章を作成する ことが大切です。特に、初めての人にメールを出すときには、表現や内容を吟味しよう。
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4.返事はすぐに書く
メールを送った人は、返事を待っているものです。 メールを受け取ったら、返事が必要なものについては、素早く返事を書こう。
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5.チェーンメールに乗せられない
「不幸の手紙」のようなメールは無視する方が賢明です。「ウィルス情報を連絡するので、
他の人にも知らせてほしい」などのいかにも親切そうなものが出回っているので、 注意しよう。
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6.プライバシーを侵さない
むやみに他人のメールを転送してはいけない。 企業秘密が記載されているものも、当然注意が必要です。
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7.メールにも著作権がある
メールの転送に関して、メールの著作権には注意しよう。 ニュースのメールなどサービスで提供されたものについて特に注意しよう。
歌詞や小説などは当然転送できません。
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8.他人の名前でメールを出さない
他人に成りすまして、メールを送ることは絶対にしてはいけない。 関係者に大きな迷惑をかけます。
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9.送信はテキスト形式にする
初めての人にメールを送信するときは、テキスト形式で送るほうが無難です。
HTML形式で送って相手が読めないと困るので、できるだけテキスト形式の方がよいと思います。
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10.半角カナや特殊文字は使わない
相手のパソコンによって文字化けをおこしてしまうため、使用はやめよう。
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11.レイアウトを考える
箇条書きや空白行、改行などを適切なところで入れると、相手に見やすくなる。
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12.末尾には署名をつける
ビジネスでは、名前・会社名・部署名・メールアドレスを入れる。 個人では、名前とメールアドレスを入れる。
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13.大きなメールは送らない
14.全く知らない人からきたメールの扱いには注意する
残念ながらインターネットの世界にはあまり心得のよくない人もいます。 その中にはウイルスを作ってばらまいたりする人もいます。
そういったウィルス感染の危険性を出来る限り減らすには、差出人の不明なメールや知らない人からきた メールは読まないで、削除するのが懸命です。
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15.添付書類や画像で大きいものは、圧縮して送る
添付ファイルのファイルサイズ大きいと、受け取った人が受信するのに時間がかかります。
相手が快適に受信できるよう配慮することも大切です。(04号データ圧縮・解凍、エンコード編を参照ください。)
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